BİLGİSAYARDA TUTULAN TİCARİ DEFTER KAYITLARININ MUHASEBE HUKUKU AÇISINDAN KANIT NİTELİĞİ
Bilgi teknolojisinden muhasebe uygulamalarında yararlanma olanakları arttıkça, muhasebenin işletmelerin yönetimine yönelik işlevi ve önemi artmaktadır. Bilgi teknolojisi, muhasebe işlemlerinin hızla yapılmasını ve çeşitli raporların kolaylıkla elde edilmesini sağlarlar. Bu raporlardan bir bölümü işletmenin yönetimiyle ilgili iken bir bölümü ise devlete yapılacak bildirimler ve sunulacak beyannamelerle ilgilidir.
Ticari Defterlerin Bilgisayarla Tutulması Konusunda Getirilen Düzenlemeler
Türk Ticaret Kanununun
70. ve 71. maddeleri aşağıdaki gibidir :
Çeşitli defterler:
I-Yevmiye:
Madde 70 - Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi icap eden muameleleri vesikalardan çıkararak tarih sırası ile ve "madde" halinde tertipli olarak yazmaya mahsus defterdir. Yevmiye maddelerinin en az aşağıdaki malumatı ihtiva etmesi şarttır:
1. Madde sıra numarası (Makine ile tutulan muhasebelerde mecburi değildir.);
2. Tarih;
3. Borçlu hesap (Toplayıcı hesaplar kullanıldığı takdirde nihai yardımcı hesabın isminin tasrihi şarttır.);
4. Alacaklı hesap (Toplayıcı hesaplar kullanıldığı takdirde nihai yardımcı
hesabın isminin tasrihi şarttır);
5. Meblağ (Yardımcı hesaplara taksim edilenler, izahat sütununda gösterilmek şarttır);
6. Her kaydın dayandığı vesikaların nevi ve varsa tarih ve numaraları.
Yevmiye defteri ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olur; şu kadar ki, vergi kanunlarına göre müteharrik yapraklı yevmiye defterinin kullanılmasına müsaade olunduğu takdirde vergi kanunlarına uygun olmak şartı ile bu defterlerde kullanılabilir. Yevmiye defterine geçirilecek kayıtlar haklı sebep olmaksızın, on günden fazla geciktirilemez. Yevmiye defteri yeni senenin en geç Ocak ayı sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına noterce (Görülmüştür) sözü yazılarak mühür ve imza ile tasdik ettirilmek şarttır.
II - Defteri kebir:
Madde 71 - Defteri kebir, yevmiye defterine geçirilmiş olan muameleleri buradan alarak sistemli bir surette hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir. Defteri kebirdeki kayıtların en az aşağıdaki malumatı ihtiva etmesi şarttır:
1. Tarih;
2. Yevmiye defteri madde numarası;
3. Meblağ;
4. Toplu hesaplarda yardımcı nihai hesapların isimleri.
Yukarıdaki maddenin üçüncü fıkrası hükmü defteri kebir hakkında da tatbik olunur.
Vergi Usul Kanununun 183. maddesi de aşağıdaki gibidir :
Madde 183 - Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi icab eden muamelelerin tarih
sırası ile ve madde halinde tertipli olarak yazıldığı defterdir.
(Değişik: 4/12/1985 - 3239/16 md.) Yevmiye defteri ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olur. Mükellefler diledikleri takdirde yevmiye defteri ve tutulması zorunlu diğer defterlerini müteharrik yapraklı olarak kullanabilirler.
İşte bu kanunlarda da görüldüğü gibi mükellefler diledikleri takdirde yevmiye defteri ve tutulması zorunlu diğer defterleri müteharrik yapraklı olarak kullanabilirler. Ancak, bu defterlerin de diğer defterler gibi her sayfasının sıra numarası ile teselsül etmesi, teker teker tasdik makamının resmi mührü ile mühürlenmesi, tasdikli yapraklar bittiği takdirde yeni yaprakların da tasdikli yaprakların sayfa numaralarını takiben teselsül edecek numaralar ile numaralanması ve kullanılmaya başlamadan önce tasdik ettirilmesi zorunludur.
3239 sayılı kanunla değişmeden önceki uygulamaya göre; işleri ciltli yevmiye defteri tutulmasına imkan vermeyecek derecede geniş olan büyük mali, sınai, ticari müesseselerin müteharrik yapraklı yevmiye defteri kullanmalarına Maliye Bakanlığı’nca izin veriliyordu. 3239 sayılı kanunla 183. maddede yapılan bu değişikliğin amacı ve sonuçları kanun gerekçesinde şöyle açıklanmıştır :
Son yıllardaki ekonomik ve teknolojik gelişmelere paralel olarak bilgi işlem makinelerinin çok gelişmiş ve yaygın bir uygulama alanı bulmuş olması nedeniyle, muhasebe kayıtlarının da bu tür makinelerle tutulması yolunda vergi mükelleflerince yapılan talepler büyük miktarlara ulaşmıştır.
Modern vergiciliğin bir gereği olarak da kabul edilen otomasyon uygulamasının vergi mükelleflerince kolayca uygulanabilmesini sağlamak amacıyla bu konuda, Bakanlıktan izin alma mecburiyeti kaldırılmakta ve dileyen mükelleflerin müteharrik yapraklı defter tutabilmelerine imkan sağlanmaktadır.
Ancak, otomasyon uygulamalarının muhasebe uygulamalarında kullanılmaya başlanılmasıyla vergi idaresi ile vergi mükellefleri ve muhasebe meslek mensupları arasında mevzuattan kaynaklanan ihtilaflar doğmuştur. Elektronik ortamda kayıtların izlenmesinde çıkan ihtilaflarda zamanın geçerli mevzuat hükümleri nedeniyle vergi mükellefleri, bazı kolaylıklardan indirimlerden yararlanamamışlardır. Bu süreçte gerek bilgi teknolojilerindeki gelişmeler gerek vergi idaresi yönetimi bilgi teknolojisinde yetkin elemanlarla güçlendikçe elektronik ortamdan muhasebe uygulamalarında yararlanmayı olanaklı kılacak mevzuat değişiklikleri yapılmıştır.
Bu değişiklerin en yenisi TBMM’de 28.12.2001 tarihinde kabul edilen ve 30.12.2001 tarihli Resmi Gazete’ de yayınlanan 4731 sayılı kanunun 4 üncü maddesinin (E) fıkrasıyla Vergi Usul Kanunu’ nun (V.U.K.) mükerrer madde 242’ de yapılan değişiklik ve eklenen fıkra ile gerçekleştirilmiştir.
Buna göre Mükerrer Madde 242’ nin “Elektronik Cihazla veya Tayin Olunacak Usulle Belge Düzenleme” şeklindeki başlığı “ELEKTRONİK ORTAMDAKİ KAYITLAR VE ELEKTRONİK CİHAZLA BELGE DÜZENLEME” şeklinde değiştirilmiş ve aşağıdaki (2) numaralı fıkra eklenmiştir.
“2) Elektronik defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak bu Kanuna göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür. Elektronik belge, şekil hükümlerinden bağımsız olarak bu Kanuna göre düzenlenmesi zorunlu olan belgeleri oluşturan, elektronik yöntemlerle erişimi ve işlenmesi mümkün olan en küçük bilgi öğesini ifade eder.
Bu Kanunda ve diğer vergi kanunlarında defter, kayıt ve belgelere ilişkin olarak yer alan hükümler elektronik defter, kayıt ve belgeler için de geçerlidir. Maliye Bakanlığı, elektronik defter, kayıt ve belgeler için de geçerlidir. Maliye Bakanlığı, elektronik defter, belge ve kayıtlar için diğer defter, belge ve kayıtlara ilişkin usul ve esaslardan farklı usul ve esaslar belirlemeye yetkilidir.
Maliye Bakanlığı, elektronik defter, belge ve kayıtların oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafaza ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında Maliye Bakanlığına veya belirleyeceği gerçek ve tüzel kişilere aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bu Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını düzenlemeye ve denetlemeye yetkilidir.”
Görüldüğü gibi, mükerrer madde 242’nin yeni başlığı düzenlemedeki amacı açıkça ortaya koymakta, elektronik ortamda muhasebe kayıtlarının yapılabileceği ve elektronik ortamda muhasebe kayıtlarının yapılabileceği ve elektronik cihazla belge düzenleneceği hüküm altına alınmaktadır.
Bilgisayar Kayıtlarının Delil Olma Niteliği:
Bilgisayar ortamında tutulan kayıtların delil olabilmesi kabiliyeti Vergi Usul Kanunu uyarınca zayıf kalmaktadır. Bilgisayar ortamındaki kayıtların geçerliliği için, mutlaka yasalarda belirlenen tasdik ve kayıt düzeni koşullarını taşıyan defterlere ve yetkili ve sorumlularca imzalanmış belgelere aktarılması, temel zorunluluktur.
Bankalar özel ve tüzel kişilerle ticari ilişkide bulunmaktadırlar. Bankaların ticari işlem niteliğinde olsun ya da olmasın müşterileri ile yaptıkları sözleşmelerde genellikle “banka kayıtları esastır” şeklinde bir hüküm bulunmaktadır. Bu hüküm Delil Sözleşmesi niteliği taşır.
Bu delil sözleşmenin uygulanabilirliği için;
Bankanın usulüne uygun tasdikli ticari defterlerinin varlığı,
Ticari defterlere kayıtların yasal süresi içinde yapılmış olması,
Kayıtların geçerli belgeye dayanması,
Defter kayıtlarının birbirini tamamen doğrulaması gerekmektedir.
Bankalarda ticari defterlerin bilgisayar ortamında tutulması durumunda, kayıtlar delil niteliği taşımakta zayıf kalırlar. Bu durumda kayıtlar müteharrik yapraklı bilgisayar formlarına aktarılarak bu defterler ciltli ve sıra numaralı olarak ibraz edilir.
Bu konudaki düzenlemelerin hızlandırılarak uygulamaya konulması yalnız Maliye Bakanlığının çalışma programına bağlı olmamalıdır. Mükelleflerin ve meslek mensuplarının talepleri uygulama sürecini hızlandıracaktır. Elektronik ortamda muhasebe ve denetimi alanında sağlanacak gelişmeler muhasebe faaliyetlerine kolaylık getirecek. Bu konuda elektronik ortamda denetimde çalışma dosyaları ile çalışma kağıtlarının delil kapsamında düzenlenmeleri gerekir.
|  anasayfa   |  sayfa başı  |   geri  |